Ironiskt nog är tidshantering ett problem som påverkar alla men som ingen har tid att ta itu med. Det är dock värt att ägna lite uppmärksamhet åt att analysera hur vi bränner vår tid och om det går att organisera oss bättre. Att hantera tid på jobbet för att bli mer effektivt är möjligt men frågan måste åtgärdas aktivt.
Det råder ingen tvekan om att tiden går. Och ju mer tid som går utan att organisera oss bättre, desto mer förlorar vi, och med det, energi och möjligheter. Det är därför det är viktigt att analysera vår arbetsdag för att förstå om det är nödvändigt att göra några förändringar .
21 tips för att hantera tid på jobbet och bli mer effektiv
Tidshantering är en komplex fråga som sträcker sig från ökad produktivitet till balans mellan arbete och familjeliv . Målet är att undvika utbrändhet, skapa goda vanor och sätta långsiktiga mål. Planering och prioritering är hemligheten till att återta kontrollen över vår tid och våra liv oavsett vårt yrke. . Jory MacKay erbjuder 21 strategier för bättre tidshantering.
Att förstå var vår tid tar slut
Att hantera tid betyder inte att fastna i ångest eller rädsla för att förlora den. Det handlar snarare om att förstå fördelarna med klokare användning som MacKay förklarar. Från detta kommer den första gruppen av strategier och råd:
1. Förstå att hantering av tid är en viktig fråga. Som vi sa handlar det inte om att vara rädd för att slösa tid utan om att förstå fördelarna med korrekt förvaltning.
2. Var realistisk: Hur mycket arbete kan du faktiskt få gjort på en dag? Vi kanske bara tänker på tid som en resurs som vi behöver i större mängder, men att ha mer tid betyder inte nödvändigtvis att vi är mer produktiva. Det bästa sättet att administrera det är att planera vad du ska arbeta med och när.
3. Ta reda på var tidsläckan uppstår. Ju mer du förstår flödet av arbetsdagen, desto mer kommer dina ansträngningar att påverka den övergripande ledningen.
4. Sätt upp dagliga mål och använd spårningssystem som hjälper dig att förstå hur du använder din tid. När du har en övergripande vision kan du börja förändra din dag.
5. Skapa en motiverande morgonrutin. En bra rutin när man vaknar förbereder oss för en produktiv arbetsdag: det är en positiv boost som följer oss fram till kvällen.
6. Avsluta med multitasking . Forskning bekräftar detta: det är omöjligt för en människa att koncentrera sig på mer än en uppgift åt gången. Om du märker att du tappar koncentrationen, stanna upp och skriv ner dina tankar innan du återgår till huvuduppgiften.
Prioritera den viktigaste delen av arbetet och delegera resten
När vi väl förstår var vår tid tar vägen måste vi bestämma vad vi ska ägna den åt (och vad vi inte ska). Av denna anledning rekommenderar MacKay oss att:
7. Identifiera brådskande arbete. Att förstå vad som kräver omedelbar uppmärksamhet och vad som inte är viktigt eller brådskande hjälper oss att sätta en genomtänkt kalender.
8. När du har fastställt dina prioriteringar, var kategorisk . Välj dina huvudmål och fokusera på dem.
9. Använd 30X-regeln för att delegera vissa uppgifter . Det är Rory Vaden-regeln: spendera 30 gånger den tid det tar att slutföra en uppgift för att lära någon annan att göra det. Att ta sig tid att lära en annan person och sedan delegera kommer att spara oss 1100 minuter per år . Eller som Vaden säger, en 733% ökning av ROTI (Return on Time Invested).
10. Hämta ordet nej från ditt ordförråd . Enligt en artikel som publicerats av University of Chicago, säger jag att jag inte gör det istället för att jag inte kan göra det, så kan vi befria oss från oönskade åtaganden mycket lättare.
Upprätta ett fungerande dagligt schema
När de första är klara
11. Sätt tidtabeller inte deadlines . Mackay här lånar råd av James Clear . Istället för att jaga en deadline (och sedan känna dig frustrerad om du så småningom misslyckas med att hålla tid), sätt upp ett meningsfullt mål och definiera en färdplan.
12. Gör planer baserade på tid och inte aktiviteter . Dela upp utmanande uppgifter i sessioner av kvantifierbar varaktighet. Genom att organisera dagen i bråkdelar av tid istället för uppgifter kan vi börja hantera vårt schema baserat på ett känt datum (eller åtagande).
En kalender är något ändligt. En dag innehåller bara ett visst antal timmar. Detta faktum blir tydligt i det ögonblick vi försöker passa in ett orealistiskt antal saker i ett ändligt utrymme.
-Peter Bregman-
13. Planera för raster och viloperioder. Vi behöver tid att vila och vi måste acceptera att det blir avbrott. Att inte ta hänsyn till detta innebär att arbeta på ett kaotiskt sätt. Oväntade händelser finns och vår kropp varnar oss när det är dags att ta en paus. Om vi inte lämnar en marginal kan vi plötsligt se våra planer kollapsa.
14. Separat il maker time dal manager time . Det är lätt att fylla tid med rutinuppgifter och inte lämna tillräckligt med utrymme för meningsfullt arbete. En sak är Do en annan är hantera .
15. Gruppaktiviteter under hela veckan. Gruppera liknande aktiviteter tillsammans och dra nytta av det momentum som kommer från att börja ett jobb. Tillämpa Newtons första rörelselag på produktivitet: ett rörligt föremål fortsätter sin rörelse.
Använd utrymmet för att hantera tiden på jobbet på ett mer motiverande sätt
Kalender och schema är inte de enda tidshanteringsverktygen vi har. Mackay föreslår några strategier att använda på kontoret som kan påverka hur vi arbetar.
16. Prova metoden popcorn för att låsa upp tiden. Att byta arbetsplats under dagen kan vara ett bra sätt att behålla motivationen och produktiviteten. Det här är tekniken som Joel Runyon föreslagit och den fungerar så här:
- Skriv ner alla dina arbetsåtaganden för dagen på ett papper.
- Dela upp denna lista i tre lika delar eller delar (se punkt 15).
- Välj tre olika stationer för varje arbetssats.
17. Arbeta efter din kropps energiska rytm. Organisera ditt arbete på det mest funktionella sättet för dig. Tänk inte bara i termer av tidshantering utan också på energi .
Skydda din tid
Det kommer aldrig att finnas en brist på situationer som kommer att försöka ockupera din tid. Tiden måste skyddas för att undvika att den används felaktigt. Mackay ger följande råd.
18. Använd strategisk lättja för att arbeta med rätt saker . Begreppet strategisk lättja innebär att prioritera viktiga jobb och uppgifter och tillåta dig själv lite lättja för de som är mindre viktiga.
Ingenting är mindre produktivt än att effektivt göra det som inte alls borde göras.
-Peter Drucker-
19. Försvara automatiskt din icke-förhandlingsbara tid. Det är viktigt att se till att arbete som kräver koncentration fortsätter utan problem och avbrott. För detta ändamål är det viktigt att undvika distraktioner. Det finns verktyg som låter dig kommunicera med andra automatiskt när du inte är tillgänglig. Alternativt kan du hitta ett sätt att kommunicera att du är fokuserad och inte vill bli störd.
20. Använd Ivy Lee-metoden för att avsluta din dag bra. Ivy Lee rekommenderar en enkel daglig rutin i fem steg för maximal produktivitet.
- I slutet av varje arbetsdag skriver du ner de sex viktigaste sakerna du behöver ta itu med nästa dag. Skriv inte mer än sex uppgifter.
- Ordna dessa sex objekt i ordningsföljd av betydelse.
- Nästa dag, fokusera på ditt första jobb. Slutför detta innan du går vidare till den andra.
- Fortsätt med resten av listan på samma sätt. I slutet av dagen flyttar du de oavslutade uppgifterna till listan för följande dag.
- Upprepa denna process varje arbetsdag.
21. Glöm inte fördelarna med fritid. Att hantera tid handlar inte bara om att arbeta. För att hitta en balans i vårt arbetsliv som håller oss friska och lyckliga måste vi komma ihåg tiden för vila, fritid och socialisering .
Att hantera tid på jobbet bättre: en möjlig utmaning
Att hantera tid på jobbet och vara mer produktiv är en utmaning inom allas räckhåll . Vi måste dock stanna upp och fundera över vad vi gör, hur vi gör det och vad vi verkligen vill uppnå. Att göra betyder inte nödvändigtvis att arbeta eller slutföra.
Avsätt därför den nödvändiga tiden för att studera din rutin och schemalägga dina aktiviteter. Med dessa indikationer blir det lättare att organisera din arbets- eller studiedag och få bättre resultat.
